Beschreibung Microsoft Excel^® -Im- und Export für SoftClean^® & SoftClean^® PreCal

SoftClean^® bietet Ihnen einen Assistenten, mit dem Sie Stammdaten in SoftClean^® über Microsoft Excel-Dateien im- und exportieren können. Es können Kunden, Personal, Leistungen, Materialien und Lieferanten im- und exportiert werden.

Zunächst starten Sie den Assistenten über Extras – Im- und Export – Microsoft Excel – Stammdaten...

Hier können Sie folgende Varianten auswählen:

- Importieren Importiert Stammdaten aus einer Excel-Tabelle

- Exportieren Exportiert Stammdaten in eine Excel-Tabelle

- Mustertabellen erstellen Erstellt Excel-Tabellen, die nur den Tabellenkopf

für eine Importdatei enthalten.

Importieren

Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie bereits Daten in einer oder mehreren Excel-Dateien vorbereitet haben und diese nun nach SoftClean^® importieren möchten. Klicken Sie auf Weiter.

Im folgenden Formular müssen Sie eine Datei angeben, aus der importiert werden soll. SoftClean^® erkennt automatisch anhand des Tabellenkopfes, welche Art von Daten in der Tabelle vorhanden ist. Klicken Sie nun auf die Öffnen Schaltfläche und wählen Sie eine Excel-Datei aus.

SoftClean^® wird die Datei nun analysieren.

Microsoft Excel hat die Angewohnheit mitunter bis zu 65536 Zeilen als benutzt anzugeben, in diesem Falle wird SoftClean^® die 65536 Zeilen analysieren – dies dauert seine Zeit. Für diesen Fall wird SoftClean^® nach ca. 2500 leeren Zeilen fragen, ob die Analyse abgebrochen werden soll.

Wenn Sie Ja wählen, werden Daten, die eventuell nach den 2500 leeren Zeilen könnten, nicht importiert!

Falls Sie wünschen, können Sie das Häkchen Gleiche Daten beim Import überschreiben aktivieren. In diesem Falle wird z.B. sobald in der Excel-Tabelle eine Kundennummer auftaucht, die im System bereits vergeben wurde, die Daten des Kunden mit denen in der Excel-Tabelle aktualisiert. Wählen Sie das Häkchen nicht aus, wird die Zeile mit der vorhandenen Kundennummer übersprungen.

Sollten Sie sich entschließen Daten zu überschreiben, ist dieser Vorgang nicht mehr rückgängig zu machen!

Klicken Sie nun auf Weiter um den Import zu starten.

Sobald der Import fertig ist, bekommen Sie eine Zusammenfassung und sind damit dann fertig.

Der beschriebene Vorgang ist für jeden Typ von Stammdaten (Kunden, Personal, Material, Leistungen und Lieferanten) gleich.

Exportieren

Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie Stammdaten aus SoftClean^® in eine oder mehrere Excel-Dateien exportieren möchten, um diese anderweitig zu verarbeiten. Klicken Sie auf Weiter.

Im nun folgenden Formular wählen Sie bitte, welche Art von Stammdaten Sie exportieren möchten. Sie haben die Wahl zwischen Kunden-, Personal, Leistungs-, Material oder Lieferantendaten. Klicken Sie dann auf Weiter.

Die Art des gewählten Stammdatentyps bestimmt die Auswahl, die Sie nun zu sehen bekommen. Sie können die Auswahl der zu exportierenden Daten eingrenzen. Wählen Sie z.B. Von Kunde und Bis Kunden, bzw. Von Leistungsnummer und Bis Leistungsnummer, usw. aus.

Nach der Auswahl klicken Sie auf Weiter.

Um zum jeweils gewählten Von- bzw. Bis-Feld weitere Infos zu erhalten, bleiben Sie kurz mit dem Mauscursor über dem Feld stehen um eine Schnellinfo zu dem gewählten Datensatz zu erhalten (Beispiel siehe Screenshot).

Nun wählen Sie einen Speicherort aus. Der Vorschlag des Assistenten ist nach folgendem Schema aufgebaut:

Exportverzeichnis aus den Optionen + “ESA_EXP_XLS_“ + Art der Daten + Datum+ “.xls“.

Den Speicherort können Sie beliebig anpassen, klicken Sie danach auf Weiter.

SoftClean^® beginnt nun mit dem Export der gewählten Daten (im Beispiel Kunden).

Sobald der Export abgeschlossen ist erhalten Sie eine Erfolgsmeldung:

Mustertabellen erstellen

Diese Funktion dient dazu, Ihnen Musterdateien zu erzeugen, um z.B. eine Importdatei für SoftClean^® zu erstellen. Die Datei enthält lediglich die Kopfzeile mit allen Feldern für den jeweiligen Import, sowie – als Kommentare der Zellen – eine kurze Beschreibung des Feldinhaltes.

Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie die Art der Export-Mustertabelle.

Klicken Sie nun auf Weiter um die Mustertabelle zu erzeugen.

Die fertige Musterdatei sieht dann – je nach Art der exportierten Daten – ungefähr so aus: