automatisch ausgefüllt werden. Mitgeliefert werden Standardvorlagen, die auch als Basis für eigene Entwürfe dienen sollen. Nach einer Standardinstallation finden sich diese unter C:\ESA\DOT\.Wie erstelle ich eine neue Dokumentenvorlage?
Für die Datenübergabe aus SoftClean® nach Word (97 oder 2000) werden Dokumentenvorlagen mit speziellen Datenfeldern verwendet. Eine Dokumentenvorlage enthält bereits Inhalte, auf deren Basis neue Dokumente erstellt werden, ohne dabei die Vorlage zu ändern. Bei den Vorlagen für Kunden- Personal- und Lieferantenanschreiben sind das Felder für Adressen, Anreden und das aktuelle Tagesdatum, die beim Aufruf über die Schaltfläche automatisch ausgefüllt werden. Mitgeliefert werden Standardvorlagen, die auch als Basis für eigene Entwürfe dienen sollen. Nach einer Standardinstallation finden sich diese unter C:\ESA\DOT\.
ESA_KUN_BRF.DOT- Kundenanschreiben
ESA_PER_BRF.DOT- Personalanschreiben
ESA_LIE_BRF.DOT- Lieferantenanschreiben
ESA_MAHN1.DOT- 1. Mahnung
ESA_MAHN2.DOT- 2. Mahnung
ESA_MAHN3.DOT- 3. Mahnung
Hier eine kurze Anleitung zur Anpassung der Dokumentenvorlagen anhand von Word 2000:
Starten Sie Word und öffnen Sie die Dokumentenvorlage (DOT-Datei), die sie als Grundlage verwenden wollen - im Beispiel die KUN_BRF.DOT.
Speichern Sie diese gleich wieder unter einem neuen Namen (z.B. KUN_BRF_Anrede.DOT) ab.
Dies ist notwendig, um die Standardvorlagen in der urprünglichen Form zu erhalten, auf die man im Fehlerfall dann wieder zurückgreifen kann.
Nun können individuelle Anpassungen vorgenommen werden. Auch die vorhandenen Felder können in ihrer Position verändert werden. Für eine ordnungsgemässe Funktion müssen jedoch ihre Bezeichnungen erhalten bleiben, denn sie korrespondieren mit den entsprechenden Datensätzen in SoftClean®.
Möchten Sie zusätzliche Datenfelder einfügen, so gehen Sie folgendermassen vor:
Setzen Sie unter Extras - Optionen in der Registerkarte Ansicht bei "Textmarken" ein Häkchen. Wählen Sie unter Ansicht - Symbolleisten "Formular" aus.
Klicken Sie in der Formular-Symbolleiste auf Text-Formularfeld und doppelklicken anschließend auf die neu eingefügte Textmarke. Geben Sie nun unter Textmarke den Namen des Feldes an, dessen Inhalt hier angezeigt werden soll. Die dazu verwendbaren Feldnamen finden Sie in SoftClean® auf der Registerkarte Word der jeweiligen Formulare.
Wenn Sie ein Feld mehrmals benutzen möchten, müssen Sie für den Namen den Feldnamen und anschließend eine Zahl von 1 bis 9 anhängen. Möchten Sie zum Beispiel das Feld Straße mehrmals benutzen, dann müssen die Namen wie folgt lauten:
Straße
Straße1
Straße2
Straße3
usw.
In diesem Beispiel wurde einfach eine Grussformel hinzugefügt. Sie könnten aber auch komplette Musteranschreiben erstellen.
Nachdem Sie die gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dokument (Menü Datei - Schließen) und bestätigen die Übernahme der Änderungen.
Sie haben nun eine neue Dokumentenvorlage, die Sie an den entsprechenden Stellen in SoftClean® zur Übergabe der Daten nach MS Word auswählen können.
Zur Auswahl der neuen Vorlage als Standardvorgabe benutzen Sie die Einstellungen unter Konfiguration - Optionen - Registerkarte Word und Bild Dokumente.
Durch Doppelklick auf die Zeile mit dem Pfad zur gewünschten Vorlage können Sie hier Ihre neue DOT-Datei (KUN_BRF_Anrede.DOT) auswählen und als neuen Standard festlegen.
Wenn Sie nun in Zukunft unter den Kundenstammdaten die Word-Übergabe aufrufen, wird Ihnen gleich die neue Vorlage angeboten.
