Wie erstelle ich eine Rechnung?
Im Objektformular verwalten Sie Ihre Objekte und die zugehörigen Informationen.
Es ist der Dreh- und Angelpunkt von SoftClean®.
Im Formular Objekte fließen Ihre Stammdaten zusammen.
Je gründlicher und ausführlicher Sie die Stammdaten hinterlegen, desto einfacher ist das Verwalten und Bearbeiten Ihrer Objekte.
Das Formular besteht aus mehreren Registerkarten und ist wie folgt aufgebaut:
| Adressdaten |
| Objektdaten |
| Faktura |
| Druck |
| Termindaten |
| Termine |
| Storno |
| Lager |
| Historie |
| Plan |
| Info |
| Personalstunden |
| Akkord |
| Personalplanung |
Die für das Erstellen einer Rechnung interessanten Registerkarten sind insbesondere:
Diese Registerkarte ist Dreh- und Angelpunkt für das Anlegen von neuen Objekten und das Verwalten der vorhandenen Objekte.
Links oben sehen Sie die Felder Objektnummer und Kundennummer. Diese beiden Angaben sind für jedes Objekt zwingend erforderlich.
Hinweis: Die aktuelle Kundennummer, sowie die Objektnummer sind im Kopf des Formulars eingeblendet.
Anlegen neuer Objekte
Objektnummer:
Wenn Sie ein neues Objekt anlegen, müssen Sie zunächst eine eindeutige Objektnummer vergeben. Zulässige Objektnummern dürfen bis zu 20 Zeichen lang sein.
Tipp: Drücken Sie die Taste <F5>, so wird Ihnen automatisch eine Nummer vom System vergeben.
Hinweis: Bauen Sie Ihre Objektnummern nach einem logischen Schlüssel auf.
Kunde:
Danach ordnen Sie dem Objekt einen Kunden zu. Das Feld für die Kundennummer ist ein sog. ”Kombinationsfeld". Im rechten Bereich des Feldes sehen sie eine Schaltfläche mit einem Pfeil nach unten. Klicken Sie auf den Pfeil und es öffnet sich eine Liste wie in der folgenden Abbildung:
Mit einem Mausklick wählen Sie den entsprechenden Kunden aus.
Tipp: Das Feld Kundennummer bietet zwei Möglichkeiten, die Ihnen die Arbeit erleichtern: Zum einen können Sie nach einem Klick in das Feld einen neuen Kunden eingeben, zum anderen werden Ihre Angaben automatisch ergänzt. D.h., Sie können die Anfangsbuchstaben einer bekannten Kundennummer eintippen und SoftClean® zeigt Ihnen automatisch die erste passende Kundennummer an.
Unterhalb des Feldes Kundennummer enthält das Formular die Felder Name2 und Ort. In diesen Feldern können Sie ebenso wie im Feld Kundennummer einen vorhandenen Kunden aussuchen, wobei hier jedoch die Daten nach Name2 oder Ort sortiert sind.
Auftragsdatum:
Das Feld Auftragsdatum wird beim Anlegen eines neuen Objektes automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt, es lässt sich jedoch auch bei Bedarf überschreiben.
Achtung: Das Auftragsdatum sollte jedoch nur in Ausnahmefällen manuell geändert werden!
Sachbearbeiter:
Im Feld Sachbearbeiter können Sie schließlich noch einen Mitarbeiter festlegen, der dieses Objekt erstellt hat.
Rechnungsanschrift:
Wie Sie sicherlich bemerkt haben, wurden, nachdem Sie eine Kundennummer ausgewählt haben, die entsprechenden Kundendaten unten links eingetragen.
Objektanschrift:
Der rechte untere Bereich dagegen dient zur Eingabe der Objektdaten. Häufig wird es so sein, dass Kundenadresse und Objektadresse identisch sind, in diesem Fall können Sie die Adressdaten des Kunden durch einen Klick auf die Schaltfläche Daten übernehmen automatisch vom Programm in die entsprechenden Felder übertragen lassen. Sind Kunden- und Objektadresse identisch, erscheint auf den Formularen nur die Kundenadresse.
Aufrufen bereits bestehender Objekte
Ganz oben im Formular finden Sie vier grau hinterlegte Suchfelder.
Suche über die Rechnungsnummer:
Möchten Sie ein bereits vorhandenes Objekt über eine vorliegende Rechnungsnummer aufrufen, so wählen Sie diesen über das linke Suchfeld aus. Klicken Sie auf das kleine Dreieck am rechten Rand des Suchfeldes. Es öffnet sich eine Drop-Down-Liste, aus der Sie mit Maus oder Pfeiltasten ein Objekt auswählen. Zum leichteren Auffinden können Sie hier auch bei aufgeklappter Liste die ersten Zahlen der Rechnungsnummer eingeben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ENTER, und das zugehörige Objekt wird aufgerufen.
Suche über die Kundennummer:
Möchten Sie ein bereits vorhandenes Objekt aufrufen, zu dem Ihnen die Kundennummer bekannt ist, benutzen Sie dieses Suchfeld.
Suche über den Kunden-Name2:
Suchen Sie ein Objekt und haben dazu keine weiteren Angaben, bietet sich dieses Suchfeld an. Der Kunden-Name2 enthält den Firmen- oder Nachnamen des Kunden und ist somit für die intuitive Suche geeignet. Voraussetzung ist die korrekte Eingabe der Angaben unter Stammdaten - Kunden - Adresse..
Suchen über die Objektnummer:
Ist die Objektnummer bekannt, verwenden Sie am besten dieses Feld. Nach dem Öffnen der Drop-Down-Liste geben Sie die ersten Zeichen der Objektnummer ein und wählen das Objekt.
Hinweis: In allen Suchfeldern können Sie die ersten Zeichen eintippen, um in der Liste an die entsprechende Stelle zu springen. Beachten Sie aber , dass hier nur bestehende Listeneinträge aufgerufen und keine neuen Objekte oder Kunden erstellt werden können. Bei Schreibfehlern o.ä. kommt es daher zu einer entsprechenden Fehlermeldung
Achtung: Eine Objektnummer ist eindeutig, d.h. sie kann nur einmal vergeben werden, so dass Sie direkt über die Objektnummer suchen können. Hingegen ist es möglich, dass Sie mehrere Objekte erstellt haben die ein und den selben Kunden enthalten. Suchen Sie sich zu dem Kunden das entsprechend gesuchte Objekt aus der Liste aus.
Belege:
Auf der rechten Seite der Registerkarte finden Sie eine Übersicht über die Nummernvergabe der bereits ausgedruckten Belege (Rechnung, Angebot, Lieferschein etc.) sowie das Druckdatum.
Alle Felder auf dieser Registerkarte sind optional anzugeben, d.h. eine Eingabe ist nicht zwingend erforderlich. Sie können in den Feldern nach Belieben Informationen zuteilen, die Sie gerne mit dem Objekt abgespeichert haben möchten.
Hinweis: Tragen Sie möglichst viele Informationen zu einem Objekt ein, um dieses später genauer referenzieren zu können.
Reinigungsart / Mitarbeiter / Leistungsgruppe
Wählen Sie über diese Kombinationsfelder die Art der Reinigung, den Mitarbeiter und die Leistungsgruppe aus, die Sie zuvor in den Stammdaten Leistungen erstellt haben.
Steuerart:
Ein wichtiger Punkt ist die Steuerart.
Standardmäßig verwendet SoftClean® den aktuell in Deutschland gültigen Mehrwertsteuersatz von 16%. Es ist dennoch möglich andere Werte aus der Liste zu übernehmen. (vgl. Konfiguration - Allgemein - Steuerarten)
Zahlungsart:
Sie können über die Stammdaten zu jedem Kunden eine hinterlegte Zahlungsweise zuordnen. Wenn Sie den Kunden für ein Objekt auswählen, so wird die Zahlungsart aus den Stammdaten übernommen. Sollte diese für das aktuelle Objekt nicht entsprechen, so können Sie die Zahlungsart jederzeit ändern.
Hinweis: Die evtl. geänderte Zahlungsart des Kunden gilt nur objektintern – die Kundendaten werden nicht geändert.
Vertragsdaten:
Tragen Sie hier evtl. Vertragsdaten, wie Nummer, Vertragsanfang und -ende, sowie die Vertragsdauer ein.
Objektbemerkungen:
Von besonderer Bedeutung sind im rechten Bereich die beiden Felder Text für die Vorbemerkungen:
Im Kombinationsfeld können Sie wie gewohnt einen entsprechenden Text aussuchen (weitere Texte können Sie auch über das Menü Stammdaten - Texte editieren). Dieser wird dann im großen Feld angezeigt, wobei sich dieser Text auch frei editieren lässt. Der angezeigte Text erscheint im Kopfbereich der verschiedenen auszudruckenden Belege.
Kurzinfo:
Die Kurzinfo wird beim Suchen nach vorhandenen Objekten im Kombinationsfeld zur leichteren Identifizierung mit angezeigt. Geben Sie hier einen aussagekräftigen Kurztext ein.
Wählen Sie zwischen:
L Leistung
M Material
T Text
Z Zwischensumme
Mit dieser Auswahl greifen Sie auf die jeweiligen Stammdaten zurück, die Sie bis dahin eingegeben haben.
Wählen Sie ein T für Text, können Sie die Zeile auch als Rechenzeile nutzen. Dabei dient das Feld Bezeichnung der Eingabe einfacher Berechnungsaufgaben (bitte ohne Leerzeichen) - mit den üblichen Operatoren + - * / ( ). Als Dezimalzeichen werden Punkt und Komma akzeptiert. Das Ergebnis wird anschließend im Feld Menge angezeigt.
Hinweis: Nutzen Sie die Zwischensumme, um eine Summe über aller bis dahin eingetragenen Objektdetails zu bilden.
Achtung: Änderungen sind oberhalb einer Zwischensumme nicht mehr möglich!
Eingabe der Nummer:
Wählen Sie per Direkteingabe oder per Maus aus dem Feld Nummer die jeweilige Leistungs- oder Materialnummer aus den Stammdaten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll.
Hinweis: Haben Sie unter Art T wie Text gewählt, so wird der Text an der jeweiligen Position in der Rechnung erscheinen. Sie berechnen dem Kunden für den Text natürlich keinen Preis und vergeben auch keine Mengenangaben etc.
Nachdem Sie die jeweilige Nummer gewählt haben, wird der Artikel, die Leistung oder der Text eingefügt. Die Änderungen sind sofort für Sie sichtbar.
Hinweis: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, alle Werte optional in der Faktura zu ändern. Diese Änderungen werden mit dem Objekt abgespeichert, nicht aber in den Stammdaten geändert.
Eingabe der Menge:
Um den Preis für Leistung oder Material berechnen zu können, bedarf es der Mengenangabe. Nach der Mengenabgabe wird - sofern ein Einzelpreis in den Stammdaten erfasst wurde – der Gesamtpreis der jeweiligen Rechnungsposition errechnet. Ist dies nicht der Fall, so gehen Sie bitte vor, wie im Punkt 3.5 beschrieben wurde.
Eingabe der Einheit:
Wählen Sie die jeweilige Einheit der Rechnungsposition.
Hinweis: Die Eingabe ist optional.
Eingabe des Einzelpreises:
Sofern nicht vorhanden, müssen Sie den Einzelpreis eintragen.
Eingabe des Zyklus:
Wählen Sie den jeweiligen Reinigungszyklus per Tastatur oder per Maus aus der Liste im Feld Zyklus.
Kontextmenü:
Mit nach oben oder nach unten können Sie die Reihenfolge der Objektdetails verändern und einen markierten Datensatz je eine Position hoch oder runter verschieben.
Achtung: Zum Verschieben muss die gesamte Zeile zuvor markiert worden sein! Dies erreichen Sie, indem Sie vor der entsprechenden Zeile den grauen Bereich unmittelbar vor dem Datensatz anklicken.
Mit Positionsnummern ein-/ausblenden können Sie sich eine zusätzliche Spalte anzeigen lassen, in der die Positionsnummern der einzelnen Datensätze stehen. Beim Ausdruck eines Beleges werden die einzelnen Objektdetails in aufsteigender Reihenfolge ihrer Positionsnummern ausgedruckt. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, diese per Hand zu editieren.
Achtung: Hier verbirgt sich für den unerfahrenen Anwender jedoch eine große Fehlerquelle, daher möchten wir Ihnen von dieser Möglichkeit dringend abraten, es sei denn, sie sind sich ganz sicher, was sie tun.
Mit EK ein-/ausblenden erhalten Sie schließlich die Möglichkeit, sich zusätzliche Spalten zum Einkaufspreis anzeigen zu lassen. Dies bietet sich zum Beispiel dann an, wenn Sie innerhalb der Faktura einen EK für ein Objektdetails manuell ändern möchten o.ä.
Sie haben ebenso die Möglichkeiten - wie bei Windows üblich – die Zeilenhöhe zu verstellen, Zeichen in die Zwischenablage zu kopieren und aus dieser einzufügen.
Einfügen von bereits vorhandenen Objektdetails:
Möchten Sie Objektdetails bereits erstellter Objekte wiederverwenden, so drücken Sie in der Registerkarte Faktura die Tastenkombination <ALT> + <F9>.
Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie auf alle bereits erstellten Objektdetails zugreifen können. Wählen Sie die gesuchten Objektdetails (Rechnungspositionen) aus und klicken Sie auf den Button Übernehmen.
Hinweis: Unzureichende Objektdetails, d.h. es wurden fehlerhafte oder leere Details ausgewählt, führen zu Fehlermeldungen. Achten Sie deshalb auf korrekte Eingaben.
Es werden nun alle ausgewählten Positionen in das aktuelle Objekt eingefügt.
Auf dieser Registerkarte finden Sie alle notwendigen Funktionen, um Ihre eingegebenen Daten in ansprechender Form aufs Papier zu bringen.
Ausdruck / Vorschau - Schaltfläche
Mit den Schaltflächen Ausdruck und Vorschau legen Sie fest, ob Sie sich einen Beleg am Bildschirm anschauen wollen oder ob Sie ihn ausdrucken möchten.
Nachkommastellen
Legen Sie in diesem Feld fest, mit wie vielen Stellen nach dem Komma Beträge ausgegeben werden sollen. Sie können Werte von 2 bis 4 verwenden, wobei 2 Stellen voreingestellt sind.
Material / Leistung:
Besteht Ihre Fakturierung aus Materialien und Leistungen, so können Sie bei Aktivierung dieser Option SoftClean® veranlassen, auf dem Rechnungsbeleg eine Zeile einzufügen, in welcher separat die Summe über alle Materialien sowie über alle Leistungen ausgewiesen wird.
Rechnung abhängig vom Arbeitsschein:
Wenn Sie diese Option wählen, so werden Sie beim Ausdruck einer Rechnung darauf hingewiesen, dass eine Rechnung nur nach bereits unterschriebenem Arbeitsschein gedruckt werden sollte, denn eine Leistung darf nur berechnet werden, sobald diese durchgeführt wurde.
Material verbuchen:
Haben Sie Materialien auf der Registerkarte Faktura berechnet, so haben Sie die Möglichkeit, diese verbrauchten Materialien automatisch lagermäßig zu erfassen. Es werden also zum Beispiel 10 Tüten Scheuerpulver automatisch beim Ausdruck des Beleges Lieferschein aus dem Lager entfernt.
Werbetext:
Geht ein zu druckender Beleg über mindestens 2 Seiten, so können Sie auf der letzten Seite zusätzlich einen Werbetext ausgeben lassen, welchen Sie zuvor unter Menü Konfiguration - Allgemein - Werbung hinterlegt haben. Wählen Sie hierzu den entsprechend hinterlegten Text aus.
Achtung: Soll kein Werbetext gedruckt werden, so stellen Sie das Feld Werbung auf <keiner>. Löschen Sie auf keine Fall unter dem Menü Konfiguration - Allgemein - Werbung diesen hinterlegten Standardwert, um Fehler zu vermeiden. Tragen Sie gegebenenfalls dort wieder unter Kurztext <keiner> ein und lassen das Feld Langtext frei.
Druckdatum:
Wählen Sie per Klick ein Datum aus dem Kalender aus, an welchem der Beleg automatisch erstellt werden soll.
Zyklus:
Wählen Sie über diese Schaltfläche, ob der Beleg mit oder ohne Zyklen ausgegeben werden soll.
"Abrechnungsmonat":
Soll der Beleg mit der Aufschrift "Abrechnungsmonat ..." gedruckt werden, so wählen Sie dieses Feld an.
Positionsnummern:
Sollen alle Objektdetailpositionen auf dem Ausdruck durchnummeriert sein, so wählen Sie diese Option.
Menge, Einheit, EP, GP:
Möchten Sie Ihre Belege mit oder ohne Mengen-, Einheiten-, Einzelpreis- oder Gesamtpreisangaben ausgeben ?
Blockdruck:
SoftClean® ermöglicht Ihnen das Ausgeben von Arbeitsscheinen und Rechnungen im Block. Wählen Sie entsprechende Objekte zum Blockdruck aus, so können Sie Rechnungen oder Arbeitsscheine nicht mehr manuell erstellen, sondern nur zusammen ausgeben (vgl. Menü Objekte - Blockdruck Rechnung und Menü Objekte - Blockdruck Arbeitsschein ). Dies ist sinnvoll, wenn Sie gleichbleibende Fakturierungen in regelmäßigen Abständen berechnen wollen. Sie müssen dann nicht mehr jedes Objekt einzeln öffnen und Belege erstellen, sondern können diese zum Beispiel am Ende des Monats zusammen erstellen. Rechnungen und Arbeitsscheine können so als Sammelbeleg erzeugt werden.
Anzahl Ausdrucke:
Unter jedem Belegbutton können Sie festlegen, wie viele Ausdrucke erzeugt werden sollen. Der Standardwert beträgt je 1 Beleg und wird objektbezogen abgespeichert. Sie könne für alle neuen Objekte Standardwerte über das Optionsformular setzen (vgl. Formular "Optionen”)
Bereits erzeugt Belege:
Im rechten oberen Bereich haben Sie wiederum eine Übersicht über evtl. bereits gedruckte Belege mitsamt deren Nummern, Erstellungsdaten und Bruttobeträgen.
Belege drucken:
Wie erstelle ich einen neuen Beleg ?
Im unteren Bereich finden Sie die diversen Buttons zum Generieren Ihrer Belege. Klicken Sie auf den jeweils zu erstellenden Beleg und SoftClean® erzeugt diesen entweder in der Vorschau oder als Ausdruck.
Hinweis: Sollte bereits ein Beleg erzeugt worden sein, werden Sie darauf hingewiesen. Wurde eine Rechnung storniert, erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis.
Wie erzeuge ich eine Kopie eines Beleges ?
Wählen Sie Ausdruck und den jeweiligen Beleg. SoftClean® weist Sie darauf hin, dass bereits ein Beleg erzeugt wurde. Wählen Sie nun Nein, um keinen neuen Beleg zu erstellen, wird eine Belegskopie erzeugt. Der Ausdruck erfolgt mit einem zusätzlichen Kopie-Vermerk, aber alter Belegnummer.
Achtung: Wurde die Fakturierung geändert und Sie wollen einen Beleg in Kopie erzeugen, so weicht dieser vom ursprünglichen Beleg ab.
Wie erzeuge ich zu einem bereits erstellten Beleg einen neuen Beleg ?
Wählen Sie Ausdruck und den jeweiligen Beleg. SoftClean® weist Sie darauf hin, dass bereits ein Beleg erzeugt wurde. Wählen Sie nun Ja, wird ein neuer Beleg mit neuer Nummer erzeugt.
Achtung: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG !!!
JEDER ERZEUGTE BELEG IST EINDEUTIG !!!
Welche Arten von Belegen ermöglicht SoftClean® ?
Neben der Erstellung von
- Rechnung,
- Angebot,
- Auftragsbestätigung,
- Lieferschein,
- Gutschrift,
- Arbeitsschein,
können Sie sich weitere Belege wie Kalkulation und Zeitvorgabeliste erstellen lassen. Über die Kalkulation lassen sich Ihre Margen in absoluten und prozentualen Werten zu jedem einzelnem Objektdetails ebenso wie zum gesamten Auftrag ersehen. Über die Zeitvorgabeliste können Sie die Arbeitsaufgaben Ihrer Mitarbeiter festlegen und zum Arbeitsschein hinzufügen.
Beim Drucken eines Arbeitsscheines werden Sie zusätzlich nach dem Datum gefragt. Sie können das aktuelle Tagesdatum bestätigen oder ein anderes Datum per Doppelklick auswählen.
Auf der Registerkarte Termine werden alle Objektdetaildatensätze aus der Faktura angezeigt.
Im Feld Bezeichnung steht die Artikel-, Leistungs- oder Textbezeichnung und im Feld Nummer die Artikel-, Text- oder Leistungsnummer.
Weiter folgt der eigentliche Terminplan mit dem Datum der letzten und der nächsten vorgesehenen Ausführung.
Das Feld inaktiv deaktiviert nicht die Position für den Ausdruck, sondern setzt das Objektdetail für die weitere terminliche Berechnung inaktiv.
Hinter den Feldern AN und Rg verbergen sich Arbeitsschein und Rechnung. Ist wie im Beispiel das Feld AN für die erste Position (Leistungsnummer 017) nicht aktiviert, so wird bei der Ausgabe eines Arbeitsscheines manuell oder per Blockdruck diese Position nicht aufgeführt. Der Ausdruck enthält also diese Leistung nicht.
Ebenso verhält es sich für das Feld Rg.
Mit dem Feld Tariferhöhung wird bestimmt, ob die jeweilige Position bei Tariferhöhungen nach dem "Hamburger-Modell" berücksichtigt, d.h. berechnet wird. (vgl. Konfiguration - Tariferhöhung)
Das Feld Intervall enthält die hinterlegten Reinigungsfaktoren aus Konfiguration - Objekte - Reinigungsfaktoren.
Diese Registerkarte bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Rechnung zu diesem Auftrag zu stornieren und zum Storno eine Bemerkung mit abzuspeichern. Beim Storno werden alle relevanten Beträge intern auf 0 gesetzt und die aktuelle Rechnung erscheint nicht mehr in den offenen Posten.
Hinweis: Ein Storno gilt nur für Rechnungen, welche Ihr Haus noch nicht verlassen haben. Ist dies nicht der Fall, so nutzen Sie die Möglichkeit einer Gutschrift und einer erneuten berichtigten Rechnung.
Auf dieser Registerkarte werden Ihnen alle zum Objekt bereits erzeugten Rechnungen und Arbeitsscheine als Liste nach Erstellungsdatum sortiert angezeigt.
Markieren Sie die jeweilige Rechnung bzw. den Arbeitsschein und klicken Sie auf den Button, um sich ein bereits erstelltes Dokument anzusehen.
Hinweis: Eingaben auf dieser Registerkarte sind nicht möglich, da es sich nur um eine Liste zum Anzeigen bereits erstellter Belege handelt.